ПОЛОЖЕНИЕ
«Об архиве»
1. Общие положения.
1.1. Положение «Об архиве» (далее – Положение), Муниципального казённого образовательного учреждения дополнительного образования «Центр военно-патриотического воспитания, туризма и экскурсий» города-курорта Кисловодска (далее – Центр), разработано в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях.
1.2. Настоящее Положение разработано в целях:
— совершенствования деятельности в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Центра;
— рациональной организации документационного обеспечения в Центре;
1.3. Архив Центра создается в целях хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в процессе деятельности Центра и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора и подготовки к передаче на хранение в муниципальный архив.
1.4. В своей работе архив Центра руководствуется законодательством об архивном деле в Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами по архивному делу органов местного самоуправления, документацией учреждения.
1.5. Контроль над деятельностью архива Центра осуществляет его руководитель, который обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.
1.6. Непосредственное руководство архивом Центра возлагается приказом заведующего на лицо, ответственное за ведение архива на делопроизводителя.
2. Состав документов архива.
2.1. Архивные документы, поступающие на хранение в Центр, относятся к муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению.
2.2. В архив Центра поступают:
2.2.1. Архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности Центра.
2.2.2. Документы по личному составу, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
2.2.3. Архивные документы постоянного хранения (учебные журналы, расписание занятий и т.д.).
2.2.4. Справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива.
3.1. Основными задачами архива Центра являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Обеспечение единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, их сохранности.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на хранение в муниципальный архив с соблюдением сроков и требований, устанавливаемых законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Центра .
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив Центра осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы Центра, его структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, установленными законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
3.2.2. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых архивных документов, в том числе по личному составу.
3.2.3. Создает, пополняет и совершенствует справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность со справочным аппаратом муниципального архива, номенклатурой дел Центра.
3.2.4. Проводит своевременное упорядочение архивных документов (составление описей и т. д.) и передачу их на постоянное хранение в муниципальный архив.
3.2.5. Представляет органам местного самоуправления, муниципальному архиву необходимые архивную информацию и копии архивных документов, а также информацию о составе, содержании и объеме хранящихся в архиве документов.
3.2.6. Организует использование документов:
— информирует администрацию и работников Центра о составе и содержании документов архива;
— бесплатно предоставляет пользователям архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с установлением трудового стажа, социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
— выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и практического использования для работы в помещении архива;
— ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
4. Права и ответственность по ведению архива.
4.1. Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за ведение архива Центра, имеет право:
4.1.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Центре.
4.2. Лицо, ответственное за ведение архива Центра, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
4.3. За утрату и порчу документов должностные лица учреждения (руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение архива) несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
5. Комплектование архива
5.1. Подготовка документов к передаче в архив Центра включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.
5.2. Экспертиза ценности документов.
5.2.1. Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.
Экспертизу ценности документов в Центре осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.
5.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом директора Центра.
В состав Экспертной комиссии включают не менее трех сотрудников, в том числе в обязательном порядке лицо, ответственное за ведение архива. Секретарем Экспертной комиссии назначают делопроизводителя.
Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
5.3. Оформление дел.
5.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.
5.3.2. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное наименование вышестоящей организации, наименование образовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.
5.3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория, другие данные. В каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания данного тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
5.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
5.3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.
В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
5.3.6. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
5.3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно:
они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
5.4. Описание документов постоянного срока хранения.
5.4.1. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (в соответствии с номенклатурой образовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в муниципальный архив, подлежит утверждению директором муниципального архива, согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов и утверждению директором не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.
5.4.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.
5.4.3. Описи составляются секретарем.
5.4.4. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с муниципальным архивом, куда поступают документы Центра.
5.4.5. На дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении.
